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企業に連絡する時の注意点（電話の掛け方・メールの書き方）
電話の掛け方
1.メモ用紙、筆記用具、そして話す内容を用意する
2.電話を掛ける
◆企業名・電話番号・部署名・担当者名を調べ、間違いがないようにかける
＜注意＞
・お昼休み（12時～13時）や退社時間（18時以降）はさけること
退社時間に関しては、事前に企業のHP等で勤務時間を調べておくこと
企業の中には、18時前を終了時刻としている場合もある
3.自分を名乗る＆あいさつをする
◆明るく元気よくさわやかに名前を名乗り、あいさつする
「お忙しいところ申し訳ありません。私、○○大学○○学部○○学科の●●と申します。資料請求の件でお電話いたしました。今、お時間よろしいでしょうか。」
＜注意＞
・自分の名前を名乗る時（●●の部分）、姓と名の間に具切りをつけて名乗る。
日本語で一拍おくという表現を使うが、姓を言った後に「いち」と心の中で数えてから名前を言った方が相手にはっきりと名前が伝わる。
4.用件を話す
◆用件は簡潔にわかりやすく話す
「はい、私は○○業界を中心に就職活動を行っており、御社に大変興味があります。お忙しいところ申し訳ございませんが、御社の会社案内の資料をお送りいただけないでしょうか？」
＜注意＞
・留学生は比較的、早口の人が多い。いつもよりゆっくりと話すように心がけること。
・担当者に直接問い合わせる場合は、名前を間違えないようにする。
もし、読み方が分からない場合は、「恐れ入りますが、ご採用担当者様いらっしゃいますか？」とかけた方がよい。
5.電話を切る
◆お礼を述べ、あいさつをして電話を切る
「ありがとうございます。それでは、お手数をおかけいたしますが、よろしくお願いをいたします」
＜注意＞
・終わったと思って、早口にならないこと。
・また、要件が済んだからと言って、すぐに電話を切らないこと。相手が切るまで待っていること。
電話の受け方
1.電話を取って名乗る
「はい。○○です。」と出る
＜注意＞
・「もしもし」はNG。
・普段から日本語で出るようにすること。
2.あいさつをする
■企業名・担当者名をしっかり聞いてあいさつする。
「はい。（企業名）の（担当者名）様ですね。お電話ありがとうございます。」
＜注意＞
・この時にメモの準備ができていない場合は、「恐れ入りますが、メモの準備をしたいの少しお待ちいただけますか？」と言ってメモの準備をすること。
・また、かかってきたときに電車内だった場合は、
「恐れ入りますが、今、電車の中ですので、○○分後に私からご連絡をさせていただきます。よろしいでしょうか？」と電話を折り返すことを告げるとよい。
・線路や道路など、騒音の多い場所で電話をかかってきた場合は、静かな場所に移動するか、
「恐れ入りますが、今いる場所が騒音が多いところですので、静かな場所に移動してからかけなおさせていただいてもよろしいでしょうか」と話すことも必要です。
3.用件を伺う
■あいづちを打ち、メモを取りながら聞く。
4.用件の復唱確認＆応答
■聞いた内容は、メモを取り、必ず復唱確認する。
「復唱させていただきます。○○セミナーが□月□日に東京本社で行われるということですね」
■分からないことはその場で確認する。
「そのセミナーに参加するために、なにか必要なものはありますか？」
5.電話を切る
「ご連絡ありがとうございました。失礼いたします」とあいさつをして切る。
＜注意＞
・すぐに電話を切らないこと。相手が切るまで待っていること。
◇電話応対時の注意
・企業の名前や担当者名などを聞き取れないことが多いので聞き取れない場合はしっかり確認すること
・復唱は必ずすること
・留守番電話の設定は必ずすること
・料金未払いで携帯電話が使用できないことがないようにすること
メールの書き方
